Os impostos são parte da vida de todo mundo que vive nos Estados Unidos, assim como a Coca-Cola e ao Saturday Night Live. Para não se enrolar e acabar tendo que responder aos feds (agentes federais) algumas questões embaraçosas, é melhor se proteger com o auxílio de alguns documentos. Um deles é o Tax ID.

Só o fato de ter um Tax ID já é motivo de orgulho, já que ele serve para todo mundo que deseja empreender no país ou declarar os seus impostos para ser um cidadão que cumpre suas obrigações, paga suas contas e não se mete em confusão.

Agora, vou te explicar melhor o que é o Tax ID, sua utilidade, o papel do documento dentro dos empreendimentos nos EUA e outras informações. Vamo lá!

O que é o Tax ID nos EUA?

Esse nome é uma abreviação do termo Tax Payer Identification (algo como ‘identificação do pagador de impostos’, o equivalente ao número do contribuinte do Imposto de Renda lá no Brasil), e geralmente se refere a qualquer tipo de número de identificação usado para fins fiscais.

O Tax ID serve para identificar empresas e pessoas físicas junto ao Internal Revenue Service (IRS), o órgão que recolhe e fiscaliza o pagamento de impostos nos Estados Unidos. Pode ser um dos seguintes documentos:

Social Security Number (SSN)

Este é o número de identificação mais comum para indivíduos. É atribuído a cidadãos dos EUA, residentes permanentes e alguns trabalhadores temporários. O SSN é usado para relatar renda individual e para determinar elegibilidade para certos benefícios do governo.

Employer Identification Number (EIN)

O EIN é o número de identificação de empresas nos EUA — da sua ou de qualquer outra. Basta lembrar que, no Brasil, o CNPJ é um registro de companhias, designado pela Receita Federal Brasil.

Ele serve para identificar o negócio para funcionalidades como o pagamento de impostos e a emissão de notas fiscais. Basicamente, é equivalente ao SSN para indivíduos. Inclusive, obter o EIN é obrigatório para abrir e gerar um empreendimento dentro do país.

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

O ITIN é fornecido pelo Internal Revenue Service (IRS) para certos residentes e não residentes que precisam de um número de identificação fiscal, mas não são elegíveis para um SSN. Isso inclui indivíduos que precisam relatar impostos ou abrir uma conta bancária nos Estados Unidos.

Para que você, imigrante do Brasil, entenda melhor: o Tax ID pode ser considerado um documento equivalente ao CPF ou ao CNPJ, para ser utilizado em solo americano. Mas tudo depende do contexto.

Por isso, em formulários que solicitam o seu Tax ID, não precisa começar a suar e ficar com medo de trocar as informações: ao se deparar com esse cenário, é esperado que você cite qualquer um desses três números; vai depender do contexto.

O documento também é essencial para empreendedores imigrantes, como um modo de gerir o seu negócio com maior segurança jurídica.

Como funciona?

Você lembra que eu falei que o Tax ID funciona de forma similar ao CPF ou ao CNPJ? Dependendo do contexto, ele será o equivalente a um ou outro aqui nos EUA. E tenha sempre em mente o que eu falei: o Tax ID pode ser representado pelo EIN, SSN e ITIN.

Desses três, o Employer Identification Number (Número de identificação do empregador) é o mais semelhante ao CNPJ. Enquanto isso, o SSN e o ITIN seriam as opções mais parecidas com o CPF.

Quando uso o EIN como Tax ID?

O EIN será o Tax ID da sua empresa na hora de registrar as transações feitas em solo americano e para garantir que os tributos sejam pagos de maneira totalmente legal.

Além disso, se você deseja fundir o seu negócio a outros empreendimentos, esse documento provavelmente será solicitado pelos outros empreendedores (para garantir que está tudo certinho com as suas atividades no país!).

Por fim, geralmente, o EIN será pedido por bancos e instituições financeiras na hora de abrir contas empresariais nos EUA, para utilizar o internet banking da instituição e até para alugar uma casa nos EUA, por exemplo.

Quando uso o SSN como Tax ID?

Esse documento é essencial para o preenchimento de declarações de imposto de renda pessoal e é frequentemente solicitado como forma de identificação para emprego, acesso a crédito e serviços bancários.

Além disso, o SSN é necessário para receber benefícios da Previdência Social, serviços de saúde governamentais como Medicare, e pode ser exigido ao solicitar carteira de motorista.

Quando uso o ITIN como Tax ID?

Ele é usado por residentes e não residentes nos Estados Unidos que não se qualificam para um SSN. Isso inclui estrangeiros que precisam cumprir com obrigações fiscais, como a declaração de imposto de renda.

O ITIN também é utilizado para abrir contas bancárias e pode ser necessário para obter licenças de negócios em alguns estados.

Além disso, ele permite que indivíduos sem SSN possam receber um retorno de imposto federal e prover uma forma de identificação fiscal para questões legais e de imigração.

O que é necessário para sua empresa ter um Tax ID?

Como você viu no tópico anterior, um Tax ID é essencial (em alguns casos, obrigatório) para quem quer atuar como empreendedor nos EUA. Logo, ter o Tax ID da sua empresa, ou seja, registrar a empresa com um EIN, é obrigatório para grande parte dos empreendimentos, como negócios que desejam contratar funcionários.

Agora, se você quer atuar no regime sole proprietorship (proprietário individual), por exemplo, só precisará do SSN. Isso porque essa modalidade é tipo um MEI, sabe?

E, da mesma forma, se a empresa expandir as suas atividades e você precisar de mais ajudantes (como brasileiros que vivem no país), precisará de um EIN.

Além do EIN, a depender da estrutura e da organização da sua empresa (que pode ser uma LLC ou uma C Corp), será obrigatório a declaração de imposto de renda individual nos Estados Unidos.

Para declarações como pessoa física, você precisa ter um ITIN regularizado.

Como conseguir seu Tax ID?

A seguir, separei um guia simplificado que descreve os passos básicos para tirar cada um dos 3 documentos que vimos. Vem comigo!

Tirando o SSN

Para obter um SSN, você deve preencher o formulário SS-5, que é fornecido pela Social Security Administration (SSA). Este processo pode ser iniciado online no site da SSA, mas geralmente requer uma visita a um escritório local da SSA para completar a aplicação. Inclusive, a SSA tem um documento em português explicando todos os detalhes.

Você precisará fornecer prova de sua identidade, cidadania ou status legal nos EUA, e idade, geralmente através de um passaporte ou certidão de nascimento.

E, claro, seu melhor amigo nos EUA também tem um artigo bem completo sobre o SSN. Confira tudo neste link.

Tirando o ITIN

O ITIN é emitido pelo IRS para aqueles que não são elegíveis para um SSN. Para solicitar um ITIN, é necessário preencher o formulário W-7, que deve ser enviado junto com a declaração de imposto de renda federal e documentos que comprovem sua identidade e status de estrangeiro/imigrante.

O processo pode ser feito através do correio, pessoalmente em um Centro de Assistência ao Contribuinte do IRS, ou por meio de um agente de aceitação autorizado pelo IRS. Informações detalhadas e o formulário podem ser encontrados no site do IRS, aqui.

E eu também tenho um conteúdo supercompleto sobre o ITIN. Dê uma olhada aqui.

Tirando o EIN

Empresas e entidades podem solicitar um EIN preenchendo um formulário online no site do IRS. É necessário que o negócio principal esteja localizado no país ou em seus territórios e o processo seja feito por pessoa física.

Importante: você já deve possuir um número de identificação fiscal válido, como SSN ou ITIN. O processo de aplicação é feito em uma única sessão através do site da IRS, sem a possibilidade de salvar e continuar depois. Após a submissão do formulário, o número é geralmente fornecido imediatamente.

Além disso, esse Tax ID precisa ser renovado a cada 5 anos. No entanto, isso é um problema mínimo perto da chance de ser um empreendedor legítimo e ganhar dinheiro dentro da maior economia do mundo, não é?

Aliás, dica: não preencha nenhum desses formulários em dois minutos, sem pensar muito. Isso porque as informações precisam ser exatas, ou os órgãos podem negar o seu pedido.

Agora que você já está por dentro de como o Tax ID funciona nos EUA e conhece o caminho das pedras para obter o SSN, ITIN ou EIN, está tudo pronto para você dar aquele passo importante e se integrar ao sistema fiscal americano. Seja para tocar seu negócio com tranquilidade ou cumprir com as obrigações de um cidadão, ter o documento fiscal certo é como ter a chave certa para abrir as portas no país das oportunidades!

Falando em burocracia, tenho mais um conteúdo para ajudar. Confira as etapas para abrir uma conta diretamente nos Estados Unidos!